Redukce nákladů na provoz IS (ERP systém podniku) má smysl !

Pracuji několik let jako konzultant, školitel / poradce v oblasti informačních systémů a specializuji se na problematiku redukce nákladů na provoz IS. Dělal jsem pro dodavatele různých IS/ ERP systémů a taky jako poradce podniků vybírajících IS od auditu, analýz až po výběr a implementaci IS. Znám tedy problematiku z obou stran. První reakce při slově audit a revize smluv bývá typu - to máme vyřešeno, máme vlastní hloubkové audity nákladů. Věřte, že nemáte!

Někdy jde snaha o snížení nákladů na IT proti zájmům vedoucích IT nebo i lidí z managementu firem. Pracovníci IT mají snahu udržet si dobré vztahy s dodavateli IS (oni musí mít dobré vztahy), a proto sami chuť jít do střetu s dodavateli nemají. Je nakonec i dobré, když jakoby tuto iniciativu převezme management, protože jejich vyjednávací pozice vůči dodavatelům je jiná a vedoucí IT může toto prezentovat jako příkaz vedení... (rozhodnutím jim vlastně pomůžete).

Čeho se služba redukce dlouhodobých nákladů na provoz IS týká:

Náklady na roční poplatek update/ upgrade, hodinové sazby v pracovní i mimopracovní době, náklady na dopravu, nákladů na služby update / upgrade, vzdálená správa, zrychlený servis, automatické rutiny a na nich postavené služby (zálohy, diagnostika, atd.), periodicky prováděné služby nezahrnuté ve smlouvě, servis DB a HW infrastruktury a další placené služby dodavatele, rozbor a analýza nákladů na outsourcing IS...

Vypracovával jsem smlouvy a taky je posuzoval při výběrových řízeních od různých dodavatelských firem a IS. Dodavatelé IS měli u různých zákazníků rozdílný přístup a velkou diferenci cen služeb - např. zákazník měl navrženou cenu jisté paušální měsíčně hrazené služby cca. 2 tis.Kč/měsíc a jiný obdobný zákazník cenu 10 tis.Kč/měsíc (5x více, stejný obsah i podmínky služby !). Zákazník s vyšší sazbou za 5 let (obvyklá doba životnosti ERP systému v podniku) zaplatí o 480 tis.Kč více a dostane stejnou službu (podle hesla - co kdo snese). U výběrových řízení se většinou podařilo následně sjednat lepší podmínky, tuto šanci ale neměli současní zákazníci, protože nevědí, že něco lze udělat a tudíž službu redukce dlouhodobých nákladů na IS nehledají / nepožadují. Extrém z jednoho podniku - před auditem ředitel vyjádřil spokojenost s cenami i přístupem jejich dodavatele IS, protože dosáhl nižší provozní náklady než u předchozího IS. Zůstal ale v šoku, když zjistil (a ověřil u jiných podniků), že za některé služby platí jejich firma 7x větší částku, než jiní zákazníci (za 5 let provozu IS mohl podnik ušetřit více než 1 mil.Kč).

Prováděl jsem také audity provozovaných IS, kde si zákazník v čase výběru IS vybral moduly a dimenzoval IS pro určitý počet uživatelů. Podnik zredukoval počet lidí (tím pádem i uživatelů) a nevyužíval některé zakoupené moduly (z organizačních důvodů). Podnik servisní smlouvu automaticky prodlužoval beze změny a tím pádem platil v servisní podpoře i služby, které nepoužívá.

Dodavatelé ERP využívají prostý fakt - pokud je smlouva o podpoře podepsána, tak je automaticky prodlužována (zákazník reptá, ale dodavatel ji z vlastní iniciativy bez nátlaku zákazníka nezmění). Chápu však i lidi z managementu nebo IT podniku, že se jim do boje o úpravu smluv nechce, často jsou to totiž ti stejní lidé, co stáli u podpisu původních smluv. Mohu uklidnit, že mnozí museli rozhodovat bez informací a taky podmínky jsou dnes jiné než před léty - co nebylo možné, je dnes normální.